Database
Management
Membuat
Database
BBBBBBBBBBBBAAAAAAAAAAAABBBBBBBBBBBBVVVVVVVVVVVV
ada bab ini anda akan membahas bagaimana cara membuat
database menggunakan MS. Access, dengan mengimplementasikan
kasus Perancangan Sistem Informasi Akademik UniversitasPYang di bahas pada bab ini :
Membuat Database
Membuat Database Menggunakan Wizard
Membuat Database Baru
Mengatur Tampilan Item Database
Menutup Database
Membuka Kembali Database
Merubah Nama dan Menghapus Database
Teknologi Pratama Padang, yang telah dibuat sebelumnya. Bukan berarti MS.
Access hanya untuk mengelola kasus akademik saja, tapi dengan adanya
kasus ini diharapkan lebih memudahkan anda dalam memahami bagaimana
proses dan cara kerja suatu DBMS serta yang paling penting adalah anda
dapat mengelola suatu database menggunakan MS. Access 2003.
5.1 Membuat Database
Untuk membuat Database baru dengan Microsoft Access 2003 cukup mudah,
yaitu dengan cara meng-klik menu File kemudian diiringi dengan meng-klik
menu New atau bisa juga dengan cara menekan tombol kombinasi CTRL+N
secara bersamaan dari jendela utama Microsoft Access 2003. Secara otomatis,
jendela Task Pane akan Muncul di sebelah kanan jendela Microsoft Access
2003. Seperti gambar berikut :
Yuhefizar
Hal :
63
Database
Management
Membuat
Database
Silahkan anda klik link Blank database… untuk membuat database baru yang
betul-betul kosong, dengan cara ini akan menampilkan sebuah jendela baru
untuk memasukkan nama dari database yang akan anda buat. Berikut
ketentuan pemberian nama database dalam MS. Access 2003 ::
•
Nama database maksimal panjangnya 64 karakter.
•
Boleh terdiri dari kombinasi huruf, angka, spasi dan spesial karakter
seperti #, %, ^, dll, kecuali karakter titik (.), tanda seru (!), karakter ` dan
tanda kurung siku ( [ ] ).
•
Nama sebaiknya menggambarkan isi dari tabel.
Sesuai dengan kasus yang sedang anda selesaikan, yaitu Sistem Informasi
Akademik, maka nama database yang akan anda buat nantinya diberi nama
Akademik saja. Akhiri dengan meng-klik tombol Create.
5.2 Membuat Database Menggunakan Wizard
Dalam membuat sebuah database baru, anda dapat menggunakan fasilitas
wizard dari MS. Access. Dengan menggunakan metoda wizard ini, MS. Access
2003 akan memandu anda langkah demi langkah dalam membangun suatu
database dengan hanya mengikuti instruksi-instruksi yang diberikan.
Berikut langkah-langkah membuat database menggunakan wizard.
•
Aktifkan MS. Access 2003.
•
Pada Jendela Task Pane bagian On my computer, sehingga gambar
di bawah ini.
Gambar 5.1 : Jendela templates
Yuhefizar
Hal :
64
Database
Management
Membuat
Database
•
Pada tab Databases diatas, terdapat 10 macam templates database
yang disediakan oleh MS. Access 2003. Untuk latihan, anda pilih Asset
Tracking, kemudian klik OK
•
Pada jendela File New Database yang muncul, ketikkan nama
database yang akan dibuat, misalnya Asset Tracking1, lalu klik
Create. Sehingga tampil beberapa saat kemudian jendela wizard,
seperti berikut :
Gambar 5.2 : Jendela database wizard 1
Pada langkah ini dijelaskan tentang gunanya database contact
management anda buat.
•
Klik Next, sehingga tampil jendela berikut :
Gambar 5.3 : Jendela database wizard 2
Pada langkah ini dijelaskan tentang tabel dan field dari database
Asset Tracking1 yang dibuat. Terlihat pada gambar diatas, terdapat
delapan buah tabel, dan field dari masing-masing tabel. Pada kolom
Yuhefizar
Hal :
65
Database
Management
Membuat
Database
fields terdapat tanda ceklist, yang artinya anda dapat menggunakan
field tersebut dapat juga tidak.
Ingat ; Ada beberapa field yang tidak bisa diubah,
karena field tersebut wajib ada pada tabel tersebut.
•
Klik Next, sehingga tampilannya berubah menjadi :
Gambar 5.4 : Jendela database wizard 3
Pada langkah ini dijelaskan tentang form yang akan digunakan.
Terdapat 10 macam jenis tampilan dari form yang dapat dipilih.
Misalnya anda pilih jenis tampilan Standard.
•
Klik Next, sehingga tampilannya seperti berikut :
Gambar 5.5 : Jendela database wizard 4
Yuhefizar
Hal :
66
Database
Management
Membuat
Database
Pada langkah ini dijelaskan tentang style dari Report. Terdapat 6
macam style yang dapat dipilih. Misalnya anda pilih jenis tampilan
Corporate.
•
Selanjutnya Klik tombol Next, sehingga muncul tampilan berikut :
Gambar 5.6 : Jendela database wizard 5
Pada langkah ini anda diperkenankan untuk mengisi judul yang
digunakan sebagai judul pada laporan (Report) nanti. Anda juga dapat
menambahkan logo pada judul report dengan mengklik ceklist pada
Yes, i’d like to include a picture. Klik Tombol Picture untuk menentukan
lokasi file logo yang akan dimasukkan tersebut.
•
Klik tombol Next, sehingga tampilannya berubah menjadi seperti
berikut :
Yuhefizar
Hal :
67
Database
Management
Membuat
Database
Gambar 5.7 : Jendela database wizard 6
Ini merupakan langkah terakhir, klik saja tombol Finish, dan tunggu
beberapa saat, MS. Access 2003 akan membuatkan database Asset
Tracking1 untuk anda.
•
Perhatikan tampilan akhir dari database yang dibuat menggunakan
wizard tersebut.
Gambar 5.8 : Jendela database wizard 7
Terlihat pada gambar diatas, hasil akhir dari pembuatan database
menggunakan wizard, anda disuguhkan dengan Switchboard, yaitu
suatu menu utama yang dapat anda gunakan untuk mengelola
database Asset Tracking1 tersebut. Silahkan anda coba meng-klik
menu-menu yang ada untuk mempelajarinya.
Sekarang silahkan anda buka Jendela Utama dari database asset tracking
ini, kemudian klik objek table, perhatikan gambar berikut :
Yuhefizar
Hal :
68
Database
Management
Membuat
Database
Gambar 5.9 : Database Windows dari Wizard
Terlihat pada gambar diatas, MS. Access 2003 telah membuatkan untuk
anda secara otomatis 6 tabel, yaitu tabel Asset categories, Assets,
Depreciation, Employees, Maintenance dan Status, serta 1 buah
switchboard items. Silahkan anda cek di bagian queries, form dan
report, apa saja yang telah dibuatkan MS. Access 2003 ?. Perhatikan
form berikut :
5.10 : Contoh tampilan form hasil wizard
Pada database wizard anda tidak dapat
menambahkan tabel, forms atau reports baru pada
database tersebut.
5.3 Membuat Database Baru
Yuhefizar
Hal :
69
Database
Management
Membuat
Database
Jika menggunakan fasilitas database wizard, anda hanya mengikuti panduan
yang telah ada saja, tidak dapat digunakan untuk menyelesaikan kasus-kasus
yang bersifat khusus.
Oleh karena itu, untuk menyelesaikan kasus akademik yang telah dirancang
sebelumnya, anda menggunakan fasilitas membuat database yang benar-benar
baru (Blank Database).
Berikut langkah-langkah membuat database akademik :
•
Aktifkan MS. Access 2003 anda.
•
Pada jendela Task Pane, klik Blank Database.
Gambar 5.11 : Tampilan blank database
Gambar 5.12 : Membuat database baru
Kotak dialog ini menanyakan kepada anda, apa nama dari database yang
akan dibuat dan dimana disimpan. Oleh karena itu, pada bagian Save in,
anda tentukan terlebih dahulu dimana database ini akan disimpan, apakah
di harddisk, di disket atau media lainnya. Untuk saat ini, anda simpan saja
di My Document. Pada bagian File Name anda ketikkan Akademik
sebagai nama dari database yang akan dibuat. Secara standar MS. Access
2003 memberikan nama db1.
•
Setelah itu, anda klik Create ( ), sehingga tampilannya
berubah seperti berikut :
Yuhefizar
Hal :
70
Database
Management
Membuat
Database
Gambar 5.13 : Database windows
Ini merupakan tampilan halaman utama dari database yang dibuat, jendela
ini disebut juga Database Windows. Disinilah anda akan mengelola semua
kebutuhan akan database, apakah itu berupa tabel, queries, forms, reports,
pages, macros atau modules. Secara standar, komponen utama yang aktif
adalah tabel. Perhatikan gambar diatas. Object tabel dalam kondisi terpilih
dan masih kosong, karena anda belum ada membuat tabel.
Sampai tahap ini, proses pembuatan database telah selesai, tapi belum ada
fasilitas pendukung dari database yang dibuat. Pada bab selanjutnya akan
dibahas bagaimana cara membuat dan bekerja dengan tabel.
5.4 Mengatur Tampilan Item Database
Tampilan isi komponen dari database dapat diatur dengan 4 (empat) model :
a. Large Icons ( ), perhatikan gambar berikut :
Yuhefizar
Hal :
71
Database
Management
Membuat
Database
Gambar 5.14 : Tampilan large icons
b. Small Icons ( ), perhatikan gambar berikut :
Gambar 5.15 : Tampilan small icons
c. List ( ), ini merupakan tampilan standard dari MS. Access 2003,
perhatikan kembali gambar 5.13 diatas.
d. Details ( ), menampilkan item komponen dari database secara
lengkap/detil. Perhatikan gambar berikut :
Gambar 5.16 : Tampilan Details
5.5 Menutup Database
Setelah bekerja dengan database dan menyimpan hasil kerja, anda dapat
menutup database dengan cara :
Yuhefizar
Hal :
72
Database
Management
Membuat
Database
Dalam kondisi database windows terbuka, klik menu File.
Pilih Close.
Atau bisa juga dengan cara meng-klik icon close windows (x) ,
sehingga tampilan MS. Access menjadi kosong, seperti berikut :
Gambar 5.17 : Tampilan tidak ada database yang dibuka
5.6 Membuka Kembali Suatu Database
Database yang telah pernah anda buat dapat di buka lagi dengan cara :
•
Pada bagian atas dari Task Pane, terdapat keterangan On my
computer, perhatikan gambar berikut :
Gambar 5.18 : Membuka suatu database pada task pane
Atau klik menu File, pilih Open, atau Klik icon Open ( ) yang ada
pada toolbar.
•
Sehingga tampil jendela open file berikut :
Gambar 5.19 : Jendela Open Database
Yuhefizar
Hal :
73
Database
Management
Membuat
Database
•
Pada bagian ini anda tentukan dimana lokasi dan nama dari database
yang akan dibuka.
•
Pilih nama file yang akan dibuka, klik Open atau doble klik nama file
tersebut untuk membukanya.
5.7 Merubah Nama dan Menghapus Database
Merubah nama dan atau menghapus database dapat juga dilakukan pada
jendela open, seperti pada gambar 5.19 di atas. Dengan cara :
•
Tampilkan jendela open.
•
Pilih nama file yang akan dirubah namanya atau yang akan dihapus,
lalu klik kanan diatas file tersebut, sehingga tampil menu pop up seperti
berikut :
Gambar 5.20 : Rename dan Delete Database
•
Pilih Delete untuk menghapus database tersebut atau pilih Rename
untuk merubah nama file database tersebut. Jika dipilih rename, maka
anda harus mengetikkan nama baru pada jendela open tersebut.
Yuhefizar
Hal :
74
